首先借去备用金应该有制度，不能随意想借取多少就借取多少，如果出现特殊现金用量较大，可以特事 特办由财务主管和公司总经理审核批准，其余必须得有基础制度，否则财务部门很难控制金额。补充一下， 以下是中小型建筑施工企业备用金使用制度，仅供参考。
xxxxxxxx公司备用金使用规定：
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用 核算，减少资金损失，特制定本制度。
一、使用范围
工程项目零星材料、设备等采购备用金、个人因公出差零星开支备用; 经常性的零星开支备用金;项目兼任财务人员备用金;
二、借取时间：借款人提前2个工作日通知财务处借取金额，由财务部负责约现。
三、公司部门借取备用金相关规定
1、公司领导出差，出差时间一周（7天）以内，人均最高额度不超过2000元；公司员工出差，出差时间一周 以内人均最高额度不超过1000元；若出差的交通工具为飞机，则借取备用金的额度增加往返机票的额度。 例如：飞机票往返价格3000元，则公司领导借取备用金的标准为人均5000万元，员工借取备用金的标准为 4000。若出差时间超过一周，则根据具体出差时间提高相应比例的额度。例如：出差9天时间，则借取备用 金的比例为以上相应额度的9/7。
2、日常出差借取的备用金，在出差归来后5个工作日内归还完毕。
四、项目部借取备用金的相关规定
1、项目部借取备用金额度规定（按项目距离、施工面积划分）。
（1）距离公司所在地（深圳）250公里以内，项目备用金借取额度3万元。
（2）距离公司所在地（深圳）250公里以上，项目备用金借取额度5万元。
2、项目部借取备用金手续及归还时间
（1）项目部经办人员借取备用金需填写现金借据，并经过项目负责人、财务负责人、公司负责人签字齐全，方可 前往总公司资金管理中心借取备用金。
（2）备用金每年归还一次，无论何时借出，必须在每年的11月30日之前归还，逾期未归还的将对责任人进行经 济处罚。
3、项目备用金第一责任人：项目经理。
五、备用金逾期未还或者丢失处罚规定
1、主观原因未按规定时间归还，处罚1000元。
2、若借取人保管不当等原因丢失、损毁从公司借取的备用金，相关责任承担全部责任，全额赔偿公司备用金。若 因不可抗力导致备用金丢失、损毁，并留有客观证据，证据经有关认定机构认定无误，公司可根据具体情况进行 酌情处理。